무슨소리인가요? 잘 쓰고 있는 조건부 서식을 쓰지 말라니?
이유는 간단합니다. 추가 활용이 어렵고, 오류가 쉽게 나기 때문이에요.
좀 더 자세하게 들여다보겠습니다.
제가 엑셀에 관한 질문들 중, 생각보다 많이 받는 질문이 바로 "조건부 서식"이었어요.
1. 조건부 서식을 쓰면 2가지 문제가 생깁니다.
1) 오류가 매우 쉽게 납니다.
- 데이터를 복사/붙여넣기/삽입/삭제하는 과정에서, 조건부서식은 80%이상 변형되버립니다.
- 범위가 변경되기도 하고,
- 조건값의 참조가 바뀌기도 하고,
- 잘못 삭제하면 아예 오류를 일으키게되죠 (=#REF!).
그런데, 이걸 막는 방법은 없더라구요. 엑셀의 기본 기능이기 때문에 이러한 변형을 막을 수가 없어요.
그래서 매번 조건부서식 창을 열고, 수식과 범위를 관리해주셔야 합니다.
2) 집계가 불가능합니다.
- 예를 들어 "성이 김씨인 사람만 파란색으로 표시"하는 조건문이 있다고 할게요.
- 김씨가 총 몇명인지, 부서 별 비율은 어떤지 알 수 있나요? 못 구하겠죠.
- 엑셀은 데이터만 인식하고 서식은 인식하지 못하기 때문이에요. 글꼴, 색상, 테두리 모두 인식하지 못하죠.
- 결국 아래와 같은 질문의 답을 구할 수 없게 되버립니다.
"파란색으로 칠해진 값의 합을 구하고 싶어요"
"굵은 글씨들만 모아서 평균을 구하고 싶어요"
*물론 일시적으로는 가능하겠지만... 자동으로 업데이트 되게 할 수는 없어요. 매크로를 쓰는것도 한계가 있구요.
2. 이런 오류가 있음에도 여러분들이 조건부 서식을 많이 쓰는 이유는? 직관적이기 때문이에요.
아래와 같은 데이터가 있을때, 저 금액의 크기가 한눈에 감이 오시나요?
조건부 서식을 쓰면, 이 차이가 명확하게 나타납니다.
그래서 조건부 서식을 쓰고싶으신 마음도 이해는 갑니다.
3. 그렇다면 어쩌라고?
1) 조건부 서식이 걸려있다면, 매번 점검하세요.
- 어쩔수 없습니다. 오류가 있는지 없는지, 범위를 제대로 설정했는지 매번 확인하는게 제일 좋아요.
2) ★조건부 서식을 수치화/조건화 해서 함수로 표시하세요.
- 김 씨를 찾고싶으면, "성 씨"가 무엇인지 데이터로 만들어두세요.
이 외에도)
- 숫자를 비교하고 싶다면 비율 (%)로 바꿔서 표현하거나,
- "김씨 성을 포함하는지" 여부를 TRUE/FALSE로 바꿔서 보여줄 수 있습니다.
3) 가능하다면 입력과 출력을 구분하세요.
- 데이터를 입력하거나 업데이트하는 창에 조건부 서식을 걸지말고,
- 그 데이터를 요약해서 결과를 보는 곳에만 서식을 쓰는 방법이 있습니다.
조건부 서식이 편의성 때문에 많이 쓰이게 되는 기능중 하나인 것은 알지만,
자주 업데이트 하고 관리하는 엑셀에서는 쓰지 않는 것이 좋습니다.
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